ساختار سازمانی
یک سازمان مرزهای نسبتاً مشخصی دارد تا بتوان اعضاء را از غیر اعضاء باز شناخت. مشخص شدن چنین مرزهایی از طریق انعقاد قراردادهای رسمی یا غیر رسمی بین اعضاء و سازمان صورت میگیرد. ساختار سازمان تصریح میکند که وظایف چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و ساز و کارهای هماهنگی رسمی و همچنین الگوهای تعاملی سازمان که باید رعایت شوند کدامند؟(رابینز، ۱۳۷۸، ص ۱۲-۲۲). ساختار سازمانی ابعادی دارد که شامل مواردی بدین شرح است. پیچیدگی به میزان تفکیکی که در سازمان وجود دارد اشاره میکند (رابینز، ۱۳۷۸، ص۸۱).رسمیت دومین جزء ساختار سازمانی است. رسمیت به مقررات، روشها و مدارک کتبی اطلاق میشود که به موجب آن ها شرح وظایف، دستورالعملها و فرمانهایی که کارکنان و اعضای سازمان باید آن ها را رعایت و اجرا نمایند مشخص میشود (دفت، ۱۳۷۷، ص۲۸۵). تمرکز به سطوحی از سلسله مراتب اختیارات اطلاق میشود که میتوانند تصمیماتی را بگیرند.
بحث ساختار سازمانی از زمان پیدایش نظریه های سازمان و مدیریت در بین دانشمندان و صاحبنظران مدیریت شروع شده است. سازمانها برای هماهنگی و کنترل فعالیتشان و برای حرکت در جهت نیل به هدف یا اهدافی خاص (فلسفه وجودی هر سازمان) از داشتن ساختار سازمانی ناگزیرند. ساختار، اسکلت سازمانها و هسته متمایز کنندهها آنها است(دفت، ۱۳۷۷، ص۲۸۶).
ساختار سازمانی یک سیستم رسمی از وظایف و روابط اختیار است که چگونگی هماهنگی فعالیتهای افراد و استفاده از منابع برای تحقق اهداف سازمانی را کنترل می کند (جیمز، ۱۹۹۸ )[۵۷]. با وجود اینکه مفهوم ساختار سازمانی یک حقیقت است و ضمن اثر گذاشتن آن بر افراد سازمان، همه افراد به نوعی با آن سر و کار دارند، اما کم و بیش یک مفهوم انتزاعی است(فرمونت، ۱۹۹۷)[۵۸]. نقشهای افراد در سازمان سنگ زیرین ساختار سازمانی است و روابط بین نقشها ساختار را شکل می دهد(رابی، ۱۹۹۴)[۵۹]. متغیرهای بسیاری را به عنوان ابعاد سازمانی مطرح کرده اند، اما میتوان گفت که ابعاد سازمانی به دو گروه: ساختاری و محتوایی تقسیم می شوند. همچنین ساختار به عنوان یکی از اجزای سازمانی تعریف می شود که از عنصر پیچیدگی، رسمیت و تمرکز تشکیل شده است(رابینز، ۲۰۰۲، ص۴۳)[۶۰]. سازماندهی فرایند ایجاد ساختار سازمانی و ساختار سازمانی چارچوب سازمانی است که به درجهای از رسمیت، پیچیدگی و تمرکز اشاره دارد(مقیمی، ۱۳۸۰، ص۹۲)
در طرحریزی ساختار سازمانی سه رکن مورد توجه قرار میگیرد:
۱٫ساختار سازمانی، تعیینکننده روابط رسمی و گزارشگیری در سازمان است و نشاندهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را نیز مشخص میکند.
۲٫ساختار سازمانی، تعیینکننده جایگاه افرادی است که بهصورت گروهی در یک واحد کار میکنند و به گروهبندی یا تقسیمبندی واحدهایی که در کل سازمان وجود دارد، میپردازد.
۳٫ساختار سازمانی، دربرگیرنده طرح سیستمهایی است که به وسیله آن ها همه واحدها هماهنگ و یکپارچه میشوند. در نتیجه، ارتباط مؤثر در سازمان تضمین خواهد شد.
ساختار سازمانی در برگیرنده طرح سیستمهایی میشود که به وسیله آن ها فعالیتهای همه دوایر هماهنگ و یکپارچه میشود، و در نتیجه سیستم ارتباط مؤثر (در سازمان) تضمین خواهد شد. ساختار سازمانی، کالبدی است که در آن جلوهای از موارد ذیل تعیین میشود:
-
- تعیین کننده حوزه های اساسی یک سازمان،
-
- تعیین کننده مأموریت اساسی هر یک از حوزه ها،
-
- تعیین کننده مدیریت اساسی در هر یک از حوزه ها،
-
- تعیین کننده مأموریتهای کلی هر یک از واحدهای اساسی،
-
- ارائه دهنده تصویری از نظام ارتباطی و مراکز تصمیمگیری،
- زیربنای نمودار سازمانی(فقهی فرهمند، ۱۳۸۰: ۱۴۸).
وظایف اساسی ساختار سازمانی
هال معتقد است ساختار سازمانی سه وظیفه اصلی به عهده دارد:
۱ـ در تولید ستاده سازمانی برای میل به اهداف سازمان کمک میکند.
۲ـ تاثیر تنوعات فردی را بر روی سازمان حداقل میکند.
۳ـ عرصهای است که تصمیمات سازمانی اخذ میشود و قدرت اعمال میشود.
هدفهای ساختار سازمانی
۱- جهت دادن اطلاعات به سوی مدیران مربوط تا میزان عدم اطمینان آنان هنگام تصمیمگیری کاهش یابد.
۲- توزیع اختیار برای تصمیمگیری به طور مؤثر به صورتی که اعضای سازمان بتوانند بدون دردسر و با انسجام در هر سطحی برنامه های خود را اجرا کنند.
۳- تعیین و کنترل روابط میان واحدهای کاری به طوری که اطمینان حاصل شود که کلیه کارها به شیوهای منظم و مرتب واگذار و اجرا شده است و کلیه واحدها در موفقیت سازمان مشارکت داشتهاند.
تعاریفی از ساختار سازمانی
– ساختار سازمانی چگونگی تقسیم کار و طبقه بندی وظایف و مسئولیتها.
– ساختار سازمانی مجموعه راه هایی است که کار را به وظایف مشخص تقسیم کرده و هماهنگی میان آن ها را فراهم میآورند.
– ساختار سازمانی مبنای توزیع نقشها در سازمان و تشکیلات شامل سلسله مراتب سازمانی، مکانیسمهای تصمیمگیری و عملیاتی است که مبنای مقررات، رویههای سازمان، خطوط ارتباطی لازم برای اجرای کارهای روزمره را فراهم میآورد.
– ساختار سازمانی چهارچوب روابط حاکم بر مشاغل سیستمها و فرآیندهای عملیاتی و افراد و گروه هایی است که برای میل به هدف تلاش میکنند.
– ساختار به مدیران نشان میدهد که مسئول سرپرستی چه کسانی هستند و به کارکنان مدیرانی را میشناساند که از آن ها آموزش و دستور میگیرند. کمک به جریان اطلاعات نیز از تسهیلاتی است که ساختار برای سازمان فراهم میکند.
– ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارشگری در سازمان است و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص میکند.
– ساختار سازمانی تعیین کننده افرادی است که به صورت گروهی در دوایر کار میکنند و گروهبندی یا تقسیمبندی دوایری است که در کل سازمان وجود دارند.
– ساختار سازمانی در برگیرنده طرح سیستمهایی میشود که به وسیله آن ها فعالیتهای همه دوایر هماهنگ و یکپارچه میشود، و در نتیجه سیستم ارتباط مؤثر (در سازمان) تضمین خواهد شد (دفت، ۱۳۸۹: ۲۱۱).
– ساختار سازمانی، کالبدی است که در آن جلوهای از موارد ذیل تعیین میشود:
* تعیین کننده حوزه های اساسی یک سازمان،
* تعیین کننده مأموریت اساسی هر یک از حوزه ها،