به منظور کاهش مسائل مربوط به شایعه یا صحبت های در گوشی، مدیران باید در قدم اول تمام تلاش خود را به کارگیرند که شکافهای موجود در سیستم ارتباطات رسمی را مسدود کنند. مسلماً زمانی که کارکنان، اطلاعات[۳۶]مناسب را دریافت کنند احساس میکنند که به نحو بهتری از مسائل آگاه هستند و در مورد نقش خود در سازمان اطمینان خاطر بیشتری پیدا میکنند. همچنین با حذف پیام های رسمی مبهم، انتشار شایعه کم می‌شود. در حقیقت در هر سیستم ارتباطی اثربخش باید به شبکه های غیر رسمی اجازه داده شود که با هماهنگی با کانال های رسمی عمل کنند تا نیل به هدف‌های سازمان امکان‌پذیر شود .
۲-۱-۹- انتخاب مسیر یا کانال ارتباطی:
انتخاب یک کانال مناسب بستگی به موقعیت دارد و مدیران باید موارد زیر را درنظر بگیرند :
۱- ماهیت [۳۷] ارتباط مورد نظر
۲- توانایی طرفها در ایجاد ارتباط
۳- ارتباط متقابل بین گروه‌ها در درون هر یک از آن ها
۴- خصوصیات کانال بر حسب گزینش، سرعت و قابلیت پذیرش
در انتخاب کانال ارتباطی، مدیران باید در مورد الگوی ارتباطات که بین افراد یک کانال وجود دارد اطلاعاتی داشته‌باشند. یک روش برای درک الگوهای احتمالی ارتباطات در نظرگرفتن چهار شبکه اصلی است، این شبکه ها، قالبهایی برای تماس میان مراکز تصمیم‌گیری به شمار می‌روند. شبکه های ارتباطی را به طور کمی به دو دسته متمرکز و غیر متمرکز تقسیم‌بندی میکنند. شبکه ارتباطی متمرکز [۳۸] شامل شبکه ارتباطی Y و شبکه ارتباطی ستاره[۳۹] است. شبکه ارتباطی غیر‌متمرکز[۴۰] شامل شبکه ارتباطی زنجیره ای [۴۱]و شبکه ارتباطی دایره‌ای [۴۲]است. شبکه ارتباطی غیر‌متمرکز برای وظایف پیچیده و شبکه ارتباطی متمرکز برای وظایف ساده و دقیق مناسب است (یحیای ایله ای ،۱۳۹۰).
در شبکه دایره‌ای، ارتباطات ممکن است از هر طرف فرد آغاز گردد، بنابرین این الگو [۴۳]نماینده سیستم های ارتباطات در صورت نبودن یک رهبر یا یک برنامه مشخص برای عمل است. در الگوی چرخی یک رهبر مرکزی وجود دارد که با هر یک از زیردستان ارتباط برقرار می‌کند. به هر حال زیر دستان حق ارتباط با یکدیگر را ندارند. الگوی زنجیره ای شکل ویژه‌ای از الگوی دایره‌ای است، با این تفاوت که حلقه ها به هم پیوسته نیستند.
در مقایسه با الگوی دایره‌ای، هر یک از دو انتهای باز زنجیره در این الگو، گرایش دارد که مجموع حجم ارتباطاتی را که در شبکه داده می‌شود کاهش دهد. الگوی Y شبیه زنجیره است، با این تفاوت که یک عضو در خارج از زنجیره قرار می‌گیرد. الگوی Y بیانگر این مطلب است که یک عضو متخصص وجود دارد که با یک مدیر اجرایی در کنش متقابل است. بیشترین رضایتمندی اعضای شبکه مربوط به الگوی دایره‌ای، بعد الگوی زنجیره‌ای، سپس الگوی Y و در نهایت الگوی چرخی است. به هر حال اثربخش ترین شبکه، بستگی به موقعیت و هدف‌های از پیش تعیین شده دارد و هنگامی که موقعیت تغییر می‌کند، شبکه دیگری ممکن است عملی باشد (یحیایی ایله ای ،۱۳۹۰).
۲-۱-۱۰- قوانین راهبردی در ارتباطات سازمانی:
ریو دان برگس [۴۴] در سال ۲۰۰۸ شش قانون راهبردی در ارتباطات سازمانی را به شرح زیر بیان
می‌کند (یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰) :
قانون۱٫ ارتباط معمولا به شکست می انجامد مگر اینکه شانس بیاورید: این که افراد تصور میکنند پیام های آن ها را دیگران به درستی دریافت میکنند به دلیل غرور آن ها است. ارتباط یک فرایند پیچیده است. برای ارتباط باید یک فرستنده و یک دریافت کننده که پیام را درک می‌کند وجود داشته باشد که به راحتی به دست نمی‌آید. به دلیل این که علل مختلفی می‌تواند منجر به تحریف یا از دست رفتن پیام شود بهتر است پیام را از همه راه های ممکن مبادله کنید. آن را بگویید، در خبرنامه بنویسید، در تابلوی اعلانات بنویسید و به صورت یک به یک یا گروهی درباره آن بحث کنید اولین قانون ارتباط سازمانی خود دارای چهار نتیجه است :
۱- اگر ارتباط بتواند به شکست بیانجامد، حتما شکست می‌خورد. این نتیجه فرعی به این علت است که اگر شما شانس شکست خوردن را به پیام بدهید، آن حتما شکست می‌خورد. اگر شما به عنوان یکی از عوامل ارتباط، بی‌دقت باشید یا بدون مهارت کافی باشید یا اگر فقط تنبلی کنید، شما معمولا در ارتباط با شکست مواجه می‌شوید.
۲- اگر ارتباط نتواند شکست بخورد، هنوز هم احتمال شکست آن وجود دارد: حتی با رعایت دقیق پیش نیازها، ممکن است اتفاقات ناگهانی پیش بیاید که مانع جریان داده ها شود. مثلا دستگاه کپی درست کار نکند، سیستم صوتی از کار بیافتد، همچنین قانون مورفی [۴۵] هم وجود دارد.
۳- اگر به نظر بیاید که ارتباط در مسیری که ما قصد داریم موفق باشد، در راهی که ما تصور نکرده ایم قرار می‌گیرد؛ اگر همه چیز به خوبی پیش رود، موفقیت ممکن است گمراه کننده باشد. دریافت کننده ممکن است فکر کند که پیام شما را دریافت کرده ولی درحقیقت آن ها معمولا آن را اشتباه فهمیده اند یا برای خوشحال کردن شما نمی‌خواهند اعتراف کنند که درست دریافت نکرده‌اند.
۴- اگر مطمئن باشید که ارتباط شما موفق خواهد بود، آن حتما شکست می‌خورد: در نظر گرفتن شرایط خود به این معنی است که شما فرایند ارتباط را با توجه به سلیقه خود طراحی کرده‌اید و شرایط گیرنده را مد نظر نداشته‌اید. پیام خود را برای گیرنده طراحی کنید نه برای فرستنده.
قانون۲: اگر یک پیام را بتوان به روش های مختلف فهمید، دقیقا به همان روش معنا می شود که بیشترین زیان را دارد. اگر پیام به اشتباه فهمیده شود، چه آسیبی را در پی خواهد داشت؟ از آنجا که همیشه احتمال خطا وجود دارد، عاقلانه است که بدانیم که اگر خطایی در پیام اتفاق افتد چه کنیم ؟
قانون۳: همیشه فردی وجود دارد که بهتر از شما می‌داند مقصود شما از پیام چیست. بسیاری از مردم فکر میکنند که می‌تواتند فکر ما بهتر از خودمان بخوانند..
قانون۴: هر چه ارتباطات بیشتر باشد، موفق شدن در ارتباط مشکل‌تر می‌شود. زمان ارتباط باید محدود باشد. به همین خاطر است که برای مطالبی که از طریق تلویزیون ارائه می شود محدودیت زمانی قرار می‌دهند. این تصور غلطی است که هر قدر اطلاعات بیشتر باشد بهتر است. مقدار خیلی زیاد اطلاعات به همان بدی نداشتن اطلاعات کافی است.
قانون ۵: در حجم زیاد ارتباط، مهم نیست که چیزها چطور هستند، چیزی که مهم است این است که چیزها چگونه باید به نظر بیایند.
قانون۶: اهمیت آیتم های [۴۶]خبری نسبت عکس با مربع فاصله دارد: به زبان ساده می‌توان گفت جنگ با مشت، در همسایگی من، برای من مهم تر از این است که ۵۰۰۰۰ نفر در سیل در ۱۰۰۰۰ مایل[۴۷] ( واحد اندازه گیری طول ) دورتر کشته شده‌اند. خوب است که به فکر بچه های گرسنه آفریقا باشیم ولی افراد گرسنه در محل ما توجه بیشتری نیاز دارند.
۲-۱-۱۱- مشکلات در ارتباطات سازمانی :
گری کریپس [۴۸] در سال ۱۹۹۰ در مقاله ای تحت عنوان ارتباطات سازمانی و توسعه سازمانی مشکلات موجود در ارتباطات سازمانی را به شرح زیر ارائه می کند (یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰):
۱- اگر من می‌دانم پس هر کسی باید بداند: شاید رایج ترین مشکل ارتباطات، این فرض مدیریت است که چرا آن ها از اطلاعاتی آگاهی دارند که بقیه آگاهی ندارند. معمولا کارکنان از اطلاعات آگاهی ندارند مگر اینکه مدیران آن ها را انتقال دهند.
