سازماندهی فعالیت مستمری است که مدیر همواره با آن روبه‌روست و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی‌شود. از این روست که برخی از صاحب‌نظران سازمان و مدیریت ازجمله «همیتون» این وظیفه مدیر را سازماندهی مجدد نام نهادند. (الوانی، ۱۳۶۸، ص ۶۱)
بدین معنی که مدیر دائماً در کار اصلاح و بهبود سازمان و طراحی مجدد آن است. سازمان برای همپایی با محیط متغیر اطرافش باید دائماً در حال تغییر و تحول باشد و مدیر است که به کمک سازماندهی محیط این حالت پویا را در سازمان حفظ می‌کند.
عسگریان (سال ۱۳۷۱) در کتاب سازمان و مدیریت آموزش و پرورش درباره سازماندهی به عنوان یکی از وظایف مدیران آموزشی می‌نویسد: «سازماندهی در محل عبارت است از ایجاد نظم و نسق کاری برای هر کس به انضمام هماهنگ کردن و مرتبط ساختن مساعی یک عده، با ایجاد موازین خاصی به طرف هدف‌های مشخص» به وسیله یک سازماندهی خوب می‌توان صرفه جویی در زمان و امکانات مادی و مساعی نیروی انسانی را ایجاد نمود و حداکثر استفاده از حداقل امکانات را موجب گردید. لازمه سازماندهی یک کار گروهی، مطالعه زمان، برآورد امکانات مادی، تقسیم کار و تهیه وسایل لازم است. سازمان دادن پایه های مؤسسه را محکم می‌کند. لازم است بر اصولی متکی شود چون:
-
- هر گروه باید دارای مسئولی باشد که در مقابل مافوق‌تر خود مسئولیت دارد.
-
- مسئولین باید توجه به کیفیتشان به کار گمارده شده و بدون در نظر گرفتن کیفیت افراد مسئولیتی به آن ها واگذار نشود، تا ثمره بهتری عاید شود.
-
- برای روز مبادا، جهت هر مسئولی جانشینی در نظر گرفته شود.
-
- با توجه به مسئولیت‌ها و وظایف هر یک از کارکنان، در صورت مشاهده زمان اضافی، کار فوق‌العاده برای آنان تعیین شود.
-
- کارها باید بین اعضاء هم ردیف شوند.
- تخصص‌ها در مسیر خود به کار گرفته شوند، از واگذاری امور خارج از تخصص به افراد جلوگیری شود.
ایشان معتقدند علاوه بر اصول مذکور سازماندهی باید:
-
- طرح و برنامه‌ریزی‌های آموزشی و پرورشی: مدیر وظیفه دارد، امور سازمانی را طرح نموده و جهت اجرای امور برنامه‌ریزی نماید، برنامه‌ریزی یعنی عملیاتی که مدیر بدان وسیله نقشه کارهای مربوطه به هدف‌های سازمان و راه و روش برآورد آن ها را برای آینده تهیه می‌بیند.
-
- سازماندهی: یعنی ایجاد نظم و نسق کاری برای هر کس به انضمام هماهنگ کردن و مرتبط ساختن مساعی یک عده با ایجاد موازین خاصی به طرف هدف‌های مشخص
-
- پیش‌بینی: یعنی پیش‌بینی انجام امور سازمان با بهره گرفتن از منابع اطلاعاتی اداری و غیر اداری که از محیط کاری منشعب می‌شود و با به کار بردن بینش و اندیشه‌های مشخص.
-
- هدایت و رهبری: یعنی هدایت و رهبری دستگاه تحت مدیریت فرد در مسیر برآورد هدف کلی آن مؤسسه
-
- ایجاد روحیه؟ یعنی تشویق و ترغیب کارکنان سازمان برای انجام کار جهت حصول به اهداف سازمانی.
-
- اجرای صحیح مقررات به منظور باروری هدف‌های تربیتی.
-
- رعایت مقررات انضباطی کارکنان با توجه به تحکیم روابط انسانی و علت‌یابی بی نظمی احتمالی اعضاء
- تشکیل جلسه و همکاری‌ها، به منظور انتقال اطلاعات، ایجاد زمینه مشاوره، تعلیم دادن و توزیع نمودن وظایف (عسگریان، ۱۳۸۵، ص ۹۸-۱۰۴)
از بین وظایف مدیران که شرح آن از دیدگاه‌های مختلف رفته چهار وظیفه به عنوان وظایف کلی و عمومی مدیران انتخاب نموده و به طور مختصر بیان شده است.
وظایف منتخب عبارتند از: برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، تحکیم روابط انسانی.
امروز درباره عناصر مدیریت و یا وظایفی که مدیر به اعتبار مقام و موقعیت سازمانی خود انجام می‌دهد وحدت نظری وجود دارد. (اقتداری، ۱۳۷۲، ص ۶۲)
برنامه‌ریزی
برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی وجود دارد که هر یک از آن ها با توجه به دیدگاه، ویژه تعریف کننده و وابستگی او به حوزه علم و دانش خود است. مثلاً:
«برنامه‌ریزی شامل تعیین هدف و وضع خط مشی، تبدیل هدف به صورت برنامه عملیات و پیش‌بینی چگونگی اجرای آن ها می‌شود به عبارت دیگر برنامه‌ریزی بر اساس پیش‌بینی، دورنگری درباره این که برای رسیدن به هدف معینی چه کاری، چگونه و در طی چه مدت زمان و به وسیله چه افرادی بایستی انجام شود استوار است. (اقتداری، ۱۳۷۲، ص ۶۷).
برنامه‌ریزی فراگردی است مداوم، حساب شده و منطقی، جهت‌دار و درونگر، به منظور ارشاد و هدایت فعالیت‌های جمعی برای رسیدن به هدف مطلوب». (فیوضات، ۱۳۸۱، ص ۱۷)
اصولاً برنامه‌ریزی به مدیران و کارکنان سازمان این امکان را می‌دهد که با آزادی بیشتر آنچه را که خواستارند به دست آورند و مدیران موفق برای برنامه‌ریزی اهمیت و ارزش فوق‌العاده‌ای قائل هستند و از آن به عنوان بزرگترین اهرم آن برای پیش‌بینی صحیح فعالیت‌های مثمر به ثمر می‌باشد.
الوانی برای یک برنامه‌ریزی جامع مراحل زیر را مورد توجه قرار می‌دهد: (الوانی، ۱۳۶۸، ص ۵۸)
-
- تعیین و تدوین اهداف و آینده سازمان
-
- شناخت اهداف و استراتژی‌های موجود در سازمان
-
- تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
-
- شناخت وضع موجود سازمان
-
- تعیین تغییرات مورد لزوم
-
- تصمیم‌گیری در مورد استراتژی‌های مطلوب
-
- اجرای استراتژی‌های جدید
- کنترل و سنجش استراتژی‌های جدید در عمل
اما دکتر اقتداری برنامه‌ریزی را شامل سه مرحله زیر می‌داند: (اقتداری، ۱۳۷۲، ص ۷۶)
«برنامه‌ریزی شامل تعیین و وضع خط مشی، تبدیل هدف به صورت برنامه عملیات و پیش‌بینی چگونگی اجرای آن ها می‌باشد.»
بنابرین تعیین هدف‌ها و خط مشی‌های سازمان یکی از مسائل اساسی برنامه‌ریزی است که این هدف‌ها و خط مشی‌های کلی باید به هدف‌های متعدد و جزئی تجزیه شوند تا جهت فعالیت‌های روزانه افراد و واحدهای مختلف دستگاه را تعیین کنند.
سازماندهی
قبل از پرداختن به سازماندهی به عنوان یکی دیگر از وظایف مدیر، ذکر تعاریفی چند از سازمان ضرورت دارد.
سازمان عبارت است از اجتماع یاز انسان‌هایی با عقاید و ایدئولوژی‌های مختلف که همگی متفق‌القول برای به ثمر رساندن یک و یا چند هدف مشخص و معین با یکدیگر همگامی و همکاری نموده از کلیه امکانات تکنولوژی جدید نیروی انسانی استفاده می‌کنند. (پرهیزگار، ۱۳۸۲، ص ۹۷)
دکتر عسگریان در کتاب سازمان و مدیریت آموزش و پرورش ضمن بیان تعریفی از سازمان معتقد است که سازمان‌ها در هر جامعه‌ای متاثر از هر شرایطی که باشند، باید ویژگی‌هایی داشته باشند که پاره‌ای از آن ها را به شرح زیر بیان می‌کند:
-
- کاملاً ساده و از ایجاد مخارج گزاف به دور باشد.
-
- وظایف اعضاء را روش و کامل در اختیارشان قرار دهد.
-
- انجام امور را تسریع کند.
